Vita Secure hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, op welke grondslagen wij dit baseren, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten betrokkenen hebben.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website, alle contactformulieren, offerteaanvragen, e mailcontacten, telefonische contacten en overige diensten van Vita Secure.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens

Vita Secure is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

• Bedrijfsnaam: Vita Secure
• E mailadres: sales@vitasecure.be
• Telefoonnummer: 0621496657
• KvK nummer: 96913711

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Vita Secure kan, afhankelijk van het contact of de dienstverlening, onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor en achternaam
• bedrijfsnaam
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e mailadres
• functie of zakelijke rol
• inhoud van berichten, offerteaanvragen en overige correspondentie
• gegevens die worden verstrekt in het kader van een aanvraag, opdracht of samenwerking
• factuur en betaalgegevens voor zover noodzakelijk voor de administratie
• technische gegevens over het gebruik van de website, zoals IP adres, browsergegevens, apparaatgegevens en bezoekgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor de werking, beveiliging of analyse van de website

3. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Vita Secure verkrijgt persoonsgegevens onder meer op de volgende manieren:

• wanneer u contact opneemt via de website, e mail of telefoon
• wanneer u een offerte aanvraagt
• wanneer u gebruikmaakt van onze diensten
• wanneer u gegevens aan ons verstrekt in het kader van een opdracht of samenwerking
• wanneer u onze website bezoekt
• wanneer gegevens op rechtmatige wijze worden verstrekt door uw werkgever, opdrachtgever of een zakelijke relatie voor het uitvoeren van een opdracht

4. Voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken

Vita Secure verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:

1. het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
2. het opstellen en versturen van offertes
3. het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
4. het plannen, coördineren en uitvoeren van veiligheidsdiensten en aanverwante werkzaamheden
5. het onderhouden van klant en relatiecontact
6. het voeren van administratie en facturatie
7. het naleven van wettelijke verplichtingen
8. het beveiligen en technisch laten functioneren van de website en systemen
9. het verbeteren van de website, dienstverlening en communicatie
10. het beschermen van de belangen, veiligheid en continuïteit van Vita Secure en haar onderneming

5. Op welke grondslagen wij persoonsgegevens verwerken

Vita Secure verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat. In de praktijk gaat het meestal om een of meer van de volgende grondslagen:

• de verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst
• de verwerking is noodzakelijk om op verzoek van een betrokkene maatregelen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst, zoals bij een offerteaanvraag
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Vita Secure, zoals bedrijfsvoering, beveiliging, klantencontact, dossiervorming en het beschermen van haar rechtspositie
• indien vereist, wordt verwerking gebaseerd op toestemming van de betrokkene

6. Verwerking van websitegegevens

Bij bezoek aan de website van Vita Secure kunnen technische en functionele gegevens worden verwerkt voor een correcte werking, beveiliging en optimalisatie van de website. Voor zover analytische of andere niet strikt noodzakelijke technieken worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, gebeurt dit uitsluitend nadat daarvoor op juiste wijze toestemming is verkregen.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Vita Secure kan op haar website gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Voor zover deze cookies noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website, kunnen deze zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst. Voor zover toestemming wettelijk vereist is, worden dergelijke cookies alleen geplaatst nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.

Indien op de website een afzonderlijk cookiebeleid of cookiebanner wordt gebruikt, dient dit privacybeleid in samenhang daarmee te worden gelezen.

8. Met wie wij persoonsgegevens kunnen delen

Vita Secure verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, voor de bedrijfsvoering of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de feitelijke inrichting van onze onderneming en website kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• hosting en IT dienstverleners
• e mail en communicatieproviders
• websitebeheerders of technische partners
• boekhouder, administratiekantoor of fiscale adviseur
• softwareleveranciers en cloudproviders
• betaal of facturatiepartners, voor zover van toepassing
• overheidsinstanties of toezichthouders indien dit wettelijk verplicht is
• andere ingeschakelde partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht

Indien een derde partij in opdracht van Vita Secure persoonsgegevens verwerkt, zal Vita Secure waar nodig passende contractuele afspraken maken.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Vita Secure streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Indien persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan een partij buiten de Europese Economische Ruimte, zal Vita Secure ervoor zorgen dat deze doorgifte alleen plaatsvindt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en met passende waarborgen.

10. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Vita Secure bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn of een zwaarwegend gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

In algemene zin hanteert Vita Secure de volgende uitgangspunten:

• contactverzoeken, offerteaanvragen en algemene correspondentie worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor opvolging, communicatie, dossiervorming en eventuele vervolgcontacten
• klant en opdrachtdossiers worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, nazorg, bewijspositie, interne administratie en het behandelen van eventuele vragen of geschillen
• administratieve en factuurgegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is
• technische websitegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor beveiliging, analyse en websitebeheer

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Vita Secure neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij kan onder meer worden gedacht aan:

• beveiligde verbindingen en toegangsbeperking
• wachtwoordbeveiliging en autorisatiebeheer
• beperking van toegang tot gegevens tot personen voor wie dat noodzakelijk is
• beveiliging van apparaten, systemen en accounts
• zorgvuldige omgang met correspondentie en dossiers
• periodieke controle en actualisatie van beveiligingsmaatregelen waar nodig

Hoewel Vita Secure passende maatregelen treft, kan geen enkele methode van opslag of overdracht volledige absolute veiligheid garanderen.

12. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene van wie Vita Secure persoonsgegevens verwerkt, kan op grond van de privacywetgeving bepaalde rechten uitoefenen. Voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, heeft de betrokkene onder meer recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die Vita Secure verwerkt
• rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
• verwijdering van persoonsgegevens
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen de verwerking
• overdraagbaarheid van persoonsgegevens, voor zover wettelijk van toepassing
• intrekking van eerder gegeven toestemming, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd

Vita Secure kan, indien wettelijk toegestaan, om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen voordat op een verzoek wordt gereageerd.

13. Klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Vita Secure, kunt u eerst contact opnemen via sales@vitasecure.be. Wij streven ernaar om samen tot een passende oplossing te komen.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, indien van toepassing, bij een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit.

14. Verplichte verstrekking van gegevens

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat u persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact wilt opnemen, een offerte wilt aanvragen of gebruik wilt maken van een dienst van Vita Secure. Indien de noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan Vita Secure mogelijk geen offerte uitbrengen, geen overeenkomst sluiten of haar dienstverlening niet correct uitvoeren.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Vita Secure neemt op basis van de thans bekende inrichting van haar website en dienstverlening geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen hebben voor betrokkenen, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

16. Gegevens van minderjarigen

De dienstverlening van Vita Secure richt zich in beginsel op bedrijven en zakelijke relaties. Vita Secure heeft niet de intentie om via de website of haar dienstverlening persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen zonder geldige rechtsgrond of benodigde toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, voor zover die toestemming vereist is.

17. Wijzigingen van dit privacybeleid

Vita Secure is gerechtigd dit privacybeleid te wijzigen of aan te vullen. De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Wij raden aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

18. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens door Vita Secure kunt u contact opnemen via:

• Vita Secure
• sales@vitasecure.be
• 0621496657